
A digitalização de processos no ambiente de projetos
Inúmeras empresas já migraram todos seus arquivos e processos para acessos digitais como as nuvens onlines e softwares específicos
O mundo está em uma Era em que não apenas os consumidores se tornam mais digitais, mas também os próprios processos internos corporativos estão alocados no campo da tecnologia.
Toda essa globalização fica bem exposta em um estudo da Cisco, o Visual Networking Index (VNI) Global Mobile Data Traffic Forecast, que estima algumas projeções de crescimento mundial, principalmente no campo do tráfego móvel.
Segundo a pesquisa, o tráfego mundial de dados deve aumentar cerca de 7 vezes até o fim 2021 (comparação com 2017). Estima-se que a população mundial terá mais smartphones (5,5 bilhões) do que contas bancárias (5,4 bilhões) e até água canalizada (5,3 bilhões).
Esses números são apenas para contextualizar, mas traduzem também toda a transformação digital no campo corporativo.
Na área de gerenciamento, as organizações passam a fazer uso da tecnologia para otimizar seus processos. Assim como na utilização de software de gestão, todas as demandas que se tornam digitais servem para aumentar o alcance da empresa e garantir que o projeto seja executado de maneira exímia.
Um ponto importante para discutir a necessidade dessas mudanças, é que as atividades, nos últimos tempos, migraram de maneira massiva para o âmbito digital, como um “êxodo analógico”.
Percebe-se, sobretudo nessa pandemia que iniciou em 2020, que o trabalho passou a ser remoto, o número de compras virtuais aumentou exponencialmente, os contratos começaram a serem assinados eletronicamente e até os relacionamentos – conhecidos como webnamoros – deslocaram-se para o cyberespaço.
Agora, ainda é sensato imaginar uma empresa que necessita de gestão de projetos ou realiza o gerenciamento presa aos processos burocráticos do papel na hora da organização e da execução?
Claro que não! É quase uma pergunta retórica.
O gerenciamento de projetos é um campo amplo. A gestão é um conjunto de práticas que visam transformar a estratégia de uma organização em ações específicas relacionadas aos objetivos da empresa e aos benefícios a serem alcançados.
Acontece que esses projetos não são apenas ferramentas para desenvolver serviços, mas sim para que eles se tornem um sistema capaz de gerar valor para a organização.
Assim, é nesse ambiente que as organizações devem se reinventar. Não dá para se manter alheio ao fluxo da digitalização, em gerenciamento de projetos passa a ser iminente a implementação do sistema de digitalização de processos.
Entretanto, atente-se! Toda transformação digital de uma organização pode ser caótica. Por isso, é importante contar com mecanismos de controle que gerencie essa mudança.
As empresas podem se beneficiar do gerenciamento de projetos e das atividades de transformação digital de várias maneiras.
Ajustando os negócios, departamentos e unidades de gerenciamento de informações, pode-se evitar grandes dificuldades de integração entre plataformas e aplicativos em um estágio mais avançado.
Como digitalizo processos?
Uma boa opção para digitalizar processos de negócios é adotar plataformas inovadoras que ajudem a otimizar as operações e eliminem o uso diário de papel da empresa.
Além disso, a plataforma escolhida – há várias, em apenas uma pesquisa na internet se encontram inúmeras, como a Docusign – gera automaticamente relatórios sobre os resultados de suas estratégias. Afinal, todos os dados importantes para a empresa estão concentrados em um só lugar.
Isso permite que você monitore o desempenho do fluxo de caixa em tempo real e gerencie as finanças gerais do projeto.
Outra vantagem desse modelo de ferramenta é que ele pode ser integrado a outro software, como um software de gestão que você já utiliza, aberto para garantir uma solução completa para o projeto gerenciado.
Recorrer à digitalização tem benefícios para os projetos
O primeiro benefício da digitalização de processos é dar maior consciência sobre o projeto aos que estão envolvidos neste trabalho. No entanto, há vários outros objetivos importantes para digitalizar os processos de gerenciamento de projeto.
Qualidade: Todo ser humano erra e, assim como quem faz a gestão de relatórios em papéis, todo o processo de projetos pode estar sujeito a erros. Com a execução dessa transformação digital em relação aos processos, o controle sobre resultados é moldado em uma precisão maior, mais ágil e com bons resultados.
Redução de custos: Digitalizando todos os processos, uma maior demanda pode ser atendida sem gastar tanta energia entre os envolvidos e sem gerar tantos riscos financeiros, ganhando agilidade nas operações.
Produtividade: Com a digitalização dos projetos, a eficiência dos processos é maior e odesempenho se torna otimizado, desde que mantido e conservado de maneira adequada. Isso se mantém, porque os componentes eletrônicos não se desgastam e o programa de armazenamento não pode ser interrompido a qualquer momento.
Competição corporativa: Somente uma empresa que se adapta a novas demandas tecnológicas apresentam resultados de diferenciação e ganham destaque – em qualquer segmento. Investir na digitalização de processos é um jeito de sair à frente e conseguir melhores resultados, melhorando sua comunicação interna e externa e otimizando a experiência do cliente.
Digitalizar esses processos é uma chance para modernizar os projetos que são gerenciados por sua empresa, por exemplo.
Com a aplicação da tecnologia, é possível obter melhor desempenho, aumento dos lucros e destaque em relação a execução de projetos.
A influência da digitalização de processos para o meio ambiente
Digitalizar documentos e processos relacionados ao gerenciamento de projetos não é bom apenas para o seu negócio, mas também para o meio ambiente.
De acordo com o Project Paperless, o trabalhador de escritório usa em média 10.000 folhas de papel por ano. Imagina isso ampliado para um escritório que baseia gestão de projetos grandes e robustos? O desperdício deve ser bem maior!
Mesmo que apenas uma pequena parte do papel acabe no fluxo de resíduos, isso pode causar danos ao meio ambiente.
A digitalização de documentos pode reduzir significativamente o consumo de papel em sua empresa, tornando o planeta mais ecologicamente correto, expandindo a conexão dos projetos com a sustentabilidade desde sua teoria.
A automação de processos promove organizações mais eficientes e responsáveis, não só para o seu próprio aprimoramento, mas também para otimizar seu impacto na sociedade.
Benefícios para as pessoas e equipes
Transformar os dados e as etapas de um projeto em um processo digital é criar um crivo melhor para a gestão de cada execução.
Com essa modificação no sistema, a capacidade de fazer com que os gestores tenham uma visão mais ampla sobre as suas atividades é quase certeira, assim possibilitando prever pontos críticos e antecipar a resolução de possíveis problemas
Entender a relação entre gerenciamento de projetos e transformação digital é essencial para se manter a par das inovações tecnológicas que podem melhorar os resultados. Com esse overview sobre o cenário de projetos e a digitalização, há uma grande facilidade para preparar uma empresa para implementar novas tecnologias em seu negócio e otimizar seus processos.