Software de Gestão: Quais as vantagens?

Se sua empresa já migrou os processos de projetos para sistemas online, então, os softwares de gestão já fazem parte da vida corporativa de seu negócio.  

Caso ainda não, preste atenção no artigo para entender como software de gestão traz inúmeras vantagens para seus projetos, o que reflete diretamente na produtividade e nas finanças das empresas.

O avanço dos softwares de gestão para projetos

Há anos a tecnologia é utilizada para o avanço de inúmeras áreas da sociedade. As inovações tecnológicas, em diversos meios, permitem que um novo contexto seja criado, denotando novos pensamentos e práticas diárias que auxiliam no cotidiano corporativo.

Nesse cenário adentram os softwares de gestão de projetos. De um tempo para cá, os softwares de gestão passaram a ser um aliado importante para que empresas de gerenciamento, ou até mesmo de outras áreas, possam conseguir excelentes resultados em suas operações.

O uso desses programas de softwares é utilizado em largas escalas nas grandes organizações.

Essa ação ocorre, principalmente por ser de fácil acesso, em computadores de uso doméstico, sem ter necessidade de um grande conhecimento na área de tecnologia de informação – exceto quando a própria empresa desenvolve um software de gestão interno para aplicação nos projetos em que estão envolvidos, como é o caso da Techna-Engeplan.

Os softwares têm uma função clara de auxiliar na rotina dos projetos. Com isso, os gestores são capazes de registrar, organizar, consultar e analisar diferentes dados e indicadores. É por meio da facilidade dos softwares que ocorre uma tomada de decisões estratégicas e pontuais.

Com uma estratégia estruturada, toda a organização ao utilizar o software de gestão evita inúmeros erros, o que garante uma noção de integridade maior no gerenciamento de projetos de qualquer natureza.

Fora os pontos positivos em relação a planejamento e organização, a questão geográfica conta muito em relação a tomada de decisões e correção de erros. Softwares que são desenvolvidos em tecnologia web, ou seja, que tem conectividade com a internet (dados de operadoras ou wireless), podem ser acessados em tempo real, em qualquer local.

Essa característica facilita a consulta nos resultados da empresa a qualquer momento. Essa facilidade, auxilia no acompanhamento do dia a dia da execução do projeto e da tomada de decisão com base nos indicadores demonstrados.

Em suma, um sistema de gestão é um instrumento interessante para o gerenciador que quer administrar melhor seu tempo e produtividade. 

Software de gestão X ERP: qual a ligação dos conceitos?

Quando o software de gestão está em foco, um conceito que integra esses setores sempre chama atenção: o ERP.

Em um software, há variados módulos e funcionalidades, um deles é o ERP.

Mas é relevante esclarecer que nem todo software de gestão é um ERP.

Esse termo vem da sigla em inglês Enterprises Resource Planning, em tradução livre, Planejamento de Recursos Empresariais, tem como função gerenciar diferentes atividades e setores como gestão de estoque, controle financeiro, gestão de pessoas, contratos, processos do Fisco e controle de compras.

São nesses tópicos que se diferencia um software de gestão para um ERP. Cada software tem sua complexidade em relação ao cadastro das informações e registros permitidos no sistema.

Normalmente, ERP não são tão utilizados no meio de gerenciamento de projetos, sendo voltado mais apenas para o registro empresarial.  

Quais são as reais vantagens dos softwares de gestão?

1. Redução de custos e tempo

Na maioria dos projetos, os gestores procuram sempre uma maneira de economizar tempo, sobretudo para que a execução cumpra seus prazos e que seja produtiva.

Cumprir prazos não é estabelecer datas de entrega e cobrar para que elas sejam cumpridas. Uma boa gestão de prazos consiste na implementação de metodologias.

Por isso, a otimização de tempo é uma das bases para o início do uso de softwares de gestão de projetos, porque dá poder para os gestores delegarem funções de maneira rápida, o que traz eficiência.

Com isso, a ferramenta de gerenciamento é um ótimo meio de reduzir custos. Com o controle total, a visão analítica das tarefas fica mais exposta, assim todos os prazos precisam ser seguidos, o que evita atrasos e multas.

2. Seguridade para as informações

Com um software de gestão, os projetos podem ter mais segurança em relação aos seus relatórios, documentos e processos.

Um único sistema pode concentrar quase todos os documentos de obrigações legais e fiscais referentes ao projeto em um banco de dados. Inclusive, esses programas de gerenciamento podem contar até mesmo com canais de relacionamento com o cliente que contratou seu serviço de gerenciamento.

Com o software, o gestor pode gerar backups ou cópias de segurança de todos os dados e também pode manter cópias dos seus dados em nuvem, preservando ainda mais a segurança das suas informações, pois assim nada se perde.

3. Minimização de erros

Como os softwares podem ser acessados por meio digital, como computadores ou celulares, fica mais fácil de eliminar processos manuais. Assim, é possível diminuir significativamente a ocorrência de falhas humanas, como redução de custos de pessoal e outros reflexos positivos.

Além disso, com os softwares pode-se ter reduzidos os gastos de infraestrutura e de alguns equipamentos, bem como de gestão do departamento de TI, possibilitando ainda o trabalho home office de alguns colaboradores, cujas tarefas podem ser feitas de casa.

4. Apenas reuniões essenciais

Quando todas as informações são registradas no software de gerenciamento de tarefas, o gestor só precisa apontar o que precisa ser feito ou ajustado no chat em grupo e determinar o prazo para a conclusão das etapas e tarefas específicas. 

Como resultado, as informações podem ser transmitidas de forma mais objetiva e o líder da equipe pode ser alertado mais rapidamente, reduzindo a distração e eliminando a necessidade de reuniões constantes.

Softwares de gestão são essenciais

Nessa jornada, o que se aprende é há a extrema necessidade dos softwares de gestão. Hoje em dia, esses programas são fundamentais para empresas de gestão de todos os tamanhos.

Essa indispensabilidade se dá pela boa gestão administrativa, facilitando decisões e permitindo melhores resultados de operação.

Uma demanda que ainda precisa ser mais abrangente em relação a esse cenário, é a disposição de softwares com um sistema de maior mobilidade. Por isso, é essencial que a empresa busque alternativas que respeitem essa nova realidade. 

Na Techna, para a gestão de projetos, utilizamos um programa de software de gestão interno – ainda não aberto para o público que não contrate os serviços de gerenciamento.

Na nossa empresa, os gestores têm uma visão gerencial completa sobre os projetos, e os envolvidos com projeto se engajam mais na tarefa de manter o sistema atualizado e correto, já que podem realizar essa tarefa com essa simplicidade.

Portanto, procure softwares interessantes que se encaixam no contexto da sua empresa. Mas mantenha sempre uma consultoria com um gestor de projetos que possa ajudar com qualquer dúvida.

Por fim, tenha em mente que esse processo de gerenciamento através de softwares é um espaço moderno e que cresce cada vez mais no mercado de gerenciamento de projetos, não tem como escapar.

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