
A importância do escopo para o sucesso da gestão de projetos
Para um projeto iniciar de maneira positiva é necessário ter um escopo. Esse documento contém inúmeras informações para a execução das atividades propostas.
A verdade é que erros no escopo podem jogar todo o planejamento do projeto por água abaixo.
Essa falta de gerenciamento é uma das principais falhas de gestão.
Permaneça na página e leia nosso artigo completo.
O que é o escopo de um projeto?
Para se aprofundar na importância de ter um escopo para gerenciar um projeto, é necessário entender o básico.
O escopo é um guia que define qual o trabalho é necessário para o projeto. De maneira simples, é um manual que explora passo a passo da execução, com referências detalhadas, para ter um resultado conforme às expectativas.
O escopo é, sobretudo, um planejamento com prazos, custos, matéria-prima necessária e quais profissionais estão envolvidos.
Além disso, o documento é a segurança inicial sobre os objetivos e as análises de mudança durante o processo de execução.
Gerenciamento de projetos se inicia no escopo
Para o escopo acontecer, de fato, é necessário um gerenciamento. Essa ação é focada em uma série de planejamentos e monitoração do projeto.
Esse gerenciamento ajuda a entender a viabilidade de entrega do projeto e auxilia a entender dúvidas que podem surgir, como as seguintes perguntas:
- Quais os requisitos do projeto?;
- Quais entregas precisam ser feitas?;
- Quais os critérios de avaliação das entregas?;
- Quais os resultados esperados com a execução do projeto?;
- Quem está envolvido no projeto?.
Fora isso, o gerenciamento de escopo determina o prazo com os recursos disponíveis, sem deixar de atender às necessidades do cliente.
Devo fazer um gerenciamento de escopo?
Se você pretende ter um projeto mais organizado e seguro, é mais do que necessário realizar o gerenciamento de escopo.
São inúmeros benefícios trazidos pela implantação de um escopo bem gestado.
Investimento
Com o escopo, ocorrem estudos com informações e reflexões para checar a efetividade financeira do projeto.
São questionamentos para entender se os recursos disponíveis são realmente adequados, por exemplo.
Dessa forma, é mais fácil visualizar se o investimento é correto para determinado projeto.
Alinhamento
Com o gerenciamento é possível observar o que precisa ser feito, para que a equipe acompanhe o progresso do projeto e a realização de suas metas.
O escopo é instrumento poderoso de comunicação e alinhamento com o desejo final do cliente.
Análises de mudanças
Com o escopo inicial, o gerente de projeto consegue analisar as condições com que tudo foi executado e também entender a sua conclusão.
Basicamente, toda a equipe ganha um repertório sobre o gerenciamento disponível para toda a organização.
Quanto mais atualizada, menos a equipe repete os erros cometidos em outras gestões de projetos.
Como acontece o Gerenciamento de Escopo
O gerenciamento de escopo é dividido em 6 processos, cada um com sua especificidade.
1. Planejamento do gerenciamento do escopo
Inclui a criação de um plano de gerenciamento do escopo que determina como o escopo será definido, validado e controlado.
2. Reunião de requisitos
Inclui listar os recursos e funções que o projeto deve atender às necessidades do cliente. A tarefa dessa etapa é preencher requisitos.
Os requisitos podem ser divididos em:
- Requisitos funcionais: diretamente relacionados ao produto;
- Requisitos não funcionais: associados a condições ambientais indiretamente descritas.
3. Definição do escopo
Define efetivamente o escopo do projeto, descrevendo de maneira geral todo o trabalho que precisa ser feito, o que precisa ser entregue e quais são as restrições do projeto.
O processo de definição do escopo é detalhado à medida que as entregas progridem.
Normalmente, para a definição do escopo, são utilizadas técnicas de opinião de especialistas, análise de projetos, geração de alternativas e reuniões de facilitação.
4. Estrutura Analítica de Trabalho (EAP)
Uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é a divisão do projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Existem três estratégias que compõem a EAP: por fase, por entrega e por subprojeto.
5. Validação do escopo
A aceitação formal das entregas do projeto concluídas. Se a entrega não for aceita, uma solicitação de alteração e as modificações necessárias são feitas durante este processo.
6. Monitoramento
Esta etapa monitora o progresso do escopo e gerencia as mudanças da linha de base. O controle do escopo gera informações sobre o desempenho do trabalho, solicitações de mudança e atualizações da documentação do projeto.
Conclusão
Como você pode ver, o gerenciamento do escopo dá certo trabalho, mas é fundamental para o sucesso do projeto.
Uma forma de otimizar esse conjunto de processos é ter um software de gerenciamento de projetos.
Em vez de fazer todo o processo manualmente, você pode usar os recursos de gerenciamento de projetos da Techna!