O gerenciamento de projeto é o mecanismo principal para o uso de ações conjuntas de conhecimentos, habilidades e metodologias voltadas para execuções eficientes e eficazes de projetos.

Em todo este campo, há dois conceitos que, por vezes, podem se confundir: o projeto e o processo. Em muitas circunstâncias, ambos os termos acabam sendo utilizados como sinônimo.

Entretanto, dentro do gerenciamento, estes conceitos são caminhos bem distintos. As diferenças são nítidas e para quem trabalha ou pretende seguir o campo da gestão, é importante entender quais são.

Leia o artigo e compreenda mais as distinções entre os dois conceitos.

Entenda o que são projetos

Por via, o projeto é de caráter temporário, tem um planejamento geral com início e términos definidos – ponto onde é perceptível a gestão –, tem progressão objetivo e, além de tudo, limitação de recursos.

De forma comum, os projetos são realizados em grupo e visam produzir e estabelecer determinado bem, serviço ou resultado. Deste, são delimitados objetivos definidos para sua obtenção.

Há diversas maneiras de se criar um projeto, alguns deles podem ser a construção de um edifício, com a gestão de projetos de construção civil; o desenvolvimento de um software, como os softwares de gestões; os processos portuários, como o leilão do Porto de Santos. Todas essas atividades passam por projetos desenhados e planejados.

Ciclos dos projetos

Projetos são planejamentos temporários e, assim, são escopos cíclicos. Com isso, a existência de um projeto passa a ser a divisão da gestão deste em fases menores.

Estas questões são um passo a passo definido pelos gerentes ou pela organização, pautadas em aspectos organizacionais, setoriais ou tecnológicos.

Neste meio, sempre é possível mapear quatros fases deste “passo a passo”:

• Início do projeto

É a fase em que motivos e objetivos são determinados; as possibilidades e restrições analisadas. Nesta etapa, são delimitados recursos que serão necessários ao longo do projeto.

• Organização e preparação

Nesta etapa, acontece a coleta das informações, estipulação dos custos, determinação dos setores responsáveis por cada parte e elaboração do cronograma. Toda esta fase é calculada e documentada.

• Execução

A execução não é nada mais que a análise da causa e, caso haja um empecilho, o estudo para a reestruturação do planejamento. Monitorar o projeto e mensurá-lo a partir de indicadores de desempenho é essencial para modificar o rumo do projeto.

• Encerramento

Após realizar todas as etapas anteriores, o projeto é concluído. É nesta etapa o momento de entregar o resultado ao cliente e fazer uma reunião.  Com essa estrutura definida, é possível mapear e gerenciar todas as atividades estabelecidas no início.

Além de conhecer o ciclo de vida de um projeto, é importante entender também a diferença principal do conceito de projetos. Vamos conhecê-las?

E o que são processos?

Diferentemente do projeto, o processo é uma sequência coordenada de atividades. Neste conceito, as circunstâncias tendem a ser permanentes e correspondem de acordo com o processo organizacional de cada empresa.

Os processos são ações e atividades que geram um resultado específico: produtos, resultados ou serviços. Os processos podem ser orientados a dois grupos fundamentais: ao produto ou processos de gerenciamento de projetos.

Os cinco grupos de processos e as atribuições

Os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos estão interligados por meio de entradas e saídas, com o resultado de um processo constituindo o início do outro.

• Processo de iniciação:

Definir e autorizar um projeto ou uma fase de um projeto;

• Processo de planejamento:

Clarificar e refinar as metas e planejar as ações necessárias para alcançá-las;

• Processo de execução:

Integrar pessoas e outros recursos para gerar entregas e informações sobre o desempenho do projeto individual;

• Processo de Monitoramento:

Medir e monitorar o progresso do projeto com frequência para identificar possíveis discrepâncias em relação ao plano original e corrigi-las conforme necessário;

• Processo de encerramento:

Conclusão de todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento de projetos com o objetivo de concluir formalmente o respectivo projeto (ou uma fase do projeto) e aceitar formalmente seu produto, serviço ou resultado dedicado.